Quotivo im Vergleich
Was Quotivo kann — und was es ganz bewusst nicht ist
Wo steht Quotivo zwischen Zeiterfassung und Buchhaltung?
Klassische Zeiterfassungs-Tools stoppen Zeiten und werten sie aus — für Angebote und Rechnungen übergeben sie die Daten dann an ein anderes System. Buchhaltungssoftware schreibt Rechnungen, meldet die Umsatzsteuer und gleicht das Bankkonto ab — weiß aber nicht, welche Stunde in welchem Projekt für welchen Kunden gearbeitet wurde.
Quotivo schließt genau diese Lücke: von der erfassten Minute über Projekte, Artikel und Angebote bis zur fertigen Rechnung — die in Lexware Office entsteht und von dort versendet wird. Quotivo ist damit das Arbeits- und Vertriebssystem vor der Buchhaltung. Es ersetzt sie nicht — es füttert sie.
Funktionen im Überblick
| Funktion | Quotivo | Zeiterfassungs‑Tools | Buchhaltungssoftware | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Produkt 1 | Produkt 2 | Produkt 3 | Produkt 4 | Produkt 5 | Produkt 6 | ||
| Zeiterfassung, Projekte & Belege — das Zuhause von Quotivo | |||||||
| Arbeits- & Projektzeiterfassung mit Timer | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | — | teilweiserudimentär |
| Gesetzliche Arbeitszeiterfassung mit Prüfung von Höchstarbeitszeit, Pause und Ruhezeit | ✓ | ✓ | teilweiseohne dokumentierte Prüfung | teilweiseohne dokumentierte Prüfung | — | — | — |
| Leistungserfassung mit Artikeln, Mengen & Preisen | ✓ | teilweiseLeistungen & Stundensätze | teilweise | teilweise | teilweisenur Stundensätze | — | — |
| Projekte & Unterprojekte mit Stunden-/Budget-Kontrolle | ✓ | teilweiseBudgets, ohne Hierarchie | teilweise | teilweise | teilweiseSchätzwerte | — | — |
| Kundenverwaltung, bidirektional synchron mit Lexware Office | ✓ | teilweiseSchnittstelle | teilweiseSchnittstelle | — | — | ✓eigener Datenbestand | ✓eigener Datenbestand |
| Aktivitäten & Wiedervorlagen am Kunden | ✓ | — | — | — | — | teilweiseNotizen | teilweiseAufgaben |
| Artikelkatalog mit Einkaufspreisen, Rabatten & Gewinn | ✓ | — | — | — | — | teilweiseohne Projektbezug | teilweiseohne Projektbezug |
| Artikelimport aus CSV mit eigener Spaltenzuordnung | ✓ | — | — | — | — | ✓feste Vorlage | teilweiseeingeschränkt |
| Angebote mit Alternativ- & Optionalpositionen | ✓ | — | — | — | — | ✓ | ✓ |
| Erinnerung an Angebote, die ohne Antwort bleiben | ✓ | — | — | — | — | — | — |
| Durchgängige Belegkette: Angebot → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung | ✓mit Leistungs- & Projektbezug | — | — | — | — | ✓ohne Zeiterfassungsbezug | ✓ohne Zeiterfassungsbezug |
| Bestellscheine an Lieferanten (eigenes Modul) | ✓ | — | — | — | — | — | teilweisenur Lieferantenkontakte |
| Rechnung direkt aus den erfassten Leistungen | ✓erstellt in Lexware Office | teilweiseÜbergabe an Rechnungstool | teilweiseÜbergabe an Rechnungstool | — | teilweiseeinfache Rechnungsfunktion | —manuelle Eingabe | teilweiseeinfache Zeitenabrechnung |
| Wiederkehrende Leistungen & Serienrechnungen (Abos) | ✓inkl. wiederkehrender Leistungen | — | — | — | — | ✓Serienrechnungen | ✓Serienrechnungen |
| Leistungsnachweise zur Rechnung | ✓ | ✓ | teilweiseBerichte | teilweiseBerichte | teilweiseBerichte | — | — |
| Gewinn- & Margen-Auswertung je Projekt und Kunde | ✓ | — | — | — | teilweiseauf Stundensatz-Basis | — | — |
| Fahrzeuge mit Kilometersatz, Fahrten je Kunde auswertbar | ✓ | — | teilweiseKilometer ohne Satz | ✓Fahrtenbuch mit GPS | — | teilweiseReisekostenabrechnung | — |
| Urlaubs- & Abwesenheitsverwaltung mit Team-Kalender | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | teilweiseeingeschränkt | — | — |
| Feiertage nach Bundesland — je Mitarbeitendem, nicht nur je Betrieb | ✓ | teilweiseje Standort | teilweiseje Standort | teilweise | teilweiseohne Region | — | — |
| Mitarbeiterbericht: Soll-/Ist-Stunden, Urlaubsanspruch, Krankheitstage | ✓ | ✓ | teilweiseStundenlisten | teilweiseBerichte | teilweiseAnwesenheitsberichte | — | — |
| Aufgaben mit Stundenzielen & automatischem Abhaken | ✓ | teilweise | teilweise | teilweise | teilweise | — | — |
| Automatischer Import aus Fernwartung (PCVisit, TeamViewer) | ✓ | — | — | — | — | — | — |
| Team, Rollen & Berechtigungen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | teilweise | teilweise |
| GPS-Zeiterfassung & mobile Stempeluhr für Außendienst/Baustelle | — | teilweiseApp, ohne GPS | ✓ | ✓ | teilweiseje nach Tarif | — | — |
| Foto-/Baustellendokumentation & Formular-Baukasten | — | — | ✓ | — | — | — | — |
| Buchhaltung — bewusst nicht in Quotivo (bleibt im Buchhaltungsprogramm) | |||||||
| Beleg- & Rechnungsversand an Kunden (inkl. E-Rechnung) | —Versand über Lexware Office | — | — | — | — | ✓ | ✓ |
| Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA / ELSTER) | — | — | — | — | — | ✓ | ✓ |
| EÜR / Bilanz / Jahresabschluss | — | — | — | — | — | ✓je nach Tarif | ✓je nach Tarif |
| Bankkonto-Anbindung & Zahlungsabgleich | —Bezahlt-Status kommt automatisch aus Lexware | — | — | — | — | ✓ | ✓ |
| Belegerfassung eingehender Rechnungen (OCR / Ausgaben) | — | — | — | — | — | ✓ | ✓ |
| Anlagenverwaltung & Abschreibungen (AfA) | — | — | — | — | — | ✓je nach Tarif | ✓ |
| DATEV-Export / Steuerberater-Zugang | — | — | — | — | — | ✓ | ✓ |
| Lohn- & Gehaltsabrechnung | — | — | — | — | — | teilweiseZusatzmodul | — |
Anonymisierter Vergleich: Produkt 1–4 stehen für vier marktübliche Zeiterfassungs-Tools (Deutschland/DACH und international), Produkt 5–6 für zwei verbreitete Cloud-Buchhaltungslösungen aus Deutschland — bewusst ohne Anbieter-Nennung. Grundlage sind die öffentlich dokumentierten Funktionsumfänge der jeweiligen Anbieter (zuletzt geprüft im September 2026); Details können sich je nach Tarif und Version unterscheiden. Ein „—“ bedeutet, dass wir die Funktion in den öffentlich einsehbaren Unterlagen des Anbieters nicht gefunden haben — sie kann in einem Zusatzmodul, einem höheren Tarif oder einer neueren Version durchaus vorhanden sein. Wenn Ihnen eine Angabe falsch erscheint, schreiben Sie uns; wir prüfen und korrigieren sie.
Was Quotivo bewusst nicht ist
Quotivo ist keine Buchhaltungssoftware — und will auch keine sein. Alles, was in die Buchhaltung gehört, bleibt dort, wo es hingehört: in Lexware Office.
Kein Beleg- oder Rechnungsversand
Quotivo erstellt Angebote und Rechnungen in Lexware Office — versendet werden sie ausschließlich von dort (inkl. E-Rechnung/XRechnung).
Keine Umsatzsteuervoranmeldung
UStVA, ELSTER-Übermittlung und Steuertermine laufen komplett über deine Buchhaltungssoftware.
Keine EÜR, Bilanz oder Jahresabschluss
Gewinnermittlung und Abschlüsse sind Sache der Buchhaltung bzw. deiner Steuerkanzlei.
Keine Bankkonto-Anbindung
Kontoumsätze und Zahlungsabgleich macht Lexware Office — Quotivo übernimmt den Bezahlt-Status automatisch von dort.
Keine Belegerfassung / Ausgaben
Eingangsrechnungen, Quittungen und Belegscans (OCR) gehören in die Buchhaltung, nicht in Quotivo.
Keine Anlagenverwaltung
Anlagegüter und Abschreibungen (AfA) verwaltet deine Buchhaltungssoftware.
Kein DATEV-Export / Steuerberater-Zugang
Die Übergabe an die Steuerkanzlei läuft über Lexware Office — dort sind die Belege ohnehin schon.
Keine Lohn- & Gehaltsabrechnung
Quotivo erfasst Arbeitszeiten und Abwesenheiten — die Abrechnung übernimmt dein Lohnsystem.
Kurz gesagt: Zeiterfassungs-Tool + Angebots- und Auftragswesen + Projektsteuerung = Quotivo. Rechnungsversand, Steuern und Banking = Lexware Office. Zusammen ein durchgängiger Arbeitsablauf ohne Doppeleingaben.
Selbst ausprobieren?
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